【集萃網(wǎng)觀察】三、《參展說明書》的寫作
�。ㄒ唬秴⒄拐f明書》的概念
辦展機構(gòu)在確定了展會的有關(guān)日期安排，指定了展會承建商、展會運輸代理和展會旅游代理以后，就可以著手編制展會的《參展說明書》了。
《參展說明書》是辦展機構(gòu)將展會籌備、開幕以及參展商參加展會時應(yīng)注竟的其他問題匯編成冊，以方便參展商進行參展準備的一種小冊子。編制參展商手冊是展會籌備過程中的一項基礎(chǔ)性的工作。
�。ǘ秴⒄拐f明書》包含的主要內(nèi)容及寫作要求
從某種意義上講，參展說明書是幫助參展商進行參展籌備的綱領(lǐng)性文件，也是辦展機構(gòu)對展會布展、展覽和撤展等各環(huán)節(jié)進行有效管理的指導(dǎo)性文件，參展商手冊所包含的內(nèi)容涉及到舉辦展會的各個環(huán)節(jié)。
一般來說，參展說明書主要包括以下幾方面的內(nèi)容：
(1)前言。主要是對參展商參加本展會表示歡迎，說明本手冊編制的原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊的相關(guān)規(guī)定等。前言一般都很簡短，言簡意賅。
(2)展覽場地基本情況。包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)等。繪制展館及展區(qū)平面圖時，要注意標明展館各種服務(wù)設(shè)施所在的位置、展區(qū)和展位劃分的詳細情況、展館內(nèi)部通道和出人口等；在繪制至展館的交通圖時，要注意標明展館在該城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具體位置等；對于該展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)，要清楚準確地列出地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條件、貨運電梯容積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應(yīng)狀況等。對展覽場地基本情況的介紹．對于幫助參展商準確地找到展館和自己的展位，進而進行展位搭裝和布展有著很好的指引作用。
�。�3)展會基本信息。包括展會的名稱、舉辦地點、展覽時間、辦展機構(gòu)、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時間，要具體列明展會的布展時間、開幕時間、對專業(yè)觀眾和普通大眾開放的時間、撤展時間、布展撤展加班時間等，對以上時間盡量精確到小時；對于辦展機構(gòu)，要具體列明展會的主辦單位、承辦單位、支持單位和協(xié)辦單位等；另外，還要具體列明各辦展機構(gòu)、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人，如果有網(wǎng)址和E—MAlL也最好能公布，以便參展商在需要的時候方便聯(lián)系各有關(guān)單位。
(4)展會規(guī)則。就是展會要求參展商和觀眾等參加展會時所必須遵守的一些規(guī)章制度，包括：展會有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定、展會現(xiàn)場保安和保險的規(guī)定、層位清潔的規(guī)定、物品儲藏的規(guī)定、現(xiàn)場使用水電的注意事項、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產(chǎn)權(quán)保護規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的注意事項等。展會規(guī)則是所有與會人員必須遵守的一些制度，對展會現(xiàn)場管理和維護現(xiàn)場秩序十分重要。
�。�5）展位搭裝指南。是對展會展位搭裝的一些基本要求和說明，主要包括標準展位說明和空地展位搭裝說明等。由于所有的標準展位的基本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的，所以“標準展位說明”主要是對展位的標準配置作出說明，列明參展商使用標準展位的注意事項，提出如果參展商需要增加非標準配置以外的其他配置的處理辦法等�！翱盏卣刮淮钛b說明”主要是對參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動火作業(yè)的規(guī)定、消防安全的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對指導(dǎo)參展商順利、安全地搭裝展位和布展有較大幫助。
(6)展品運輸指南。是對參展商將展品等物品運到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，主要包括海外運輸指南和國內(nèi)運輸指南等。不管是海外還是國內(nèi)運輸指南，都要對展品等的運輸方式和運輸線路、各種貨品的交運和文件提交的期限、貨運文件的準備和交付、收費標準、包裝、海關(guān)報關(guān)、回程運輸、可供選擇的自選服務(wù)等作出具體說明。展品運輸指南對幫助參展商及時安排展品等物品的運輸有較大的作用。
(7)會展旅游信息。是對解決參展商及觀眾等參加展會期間的交通、吃、住、行等需要和展會前后的旅游需要等作出的一些說明。會展旅游信息要詳細地列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價格、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會展期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。會展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服務(wù)的。
(8)相關(guān)表格。是有關(guān)參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務(wù)表、聘請臨時服務(wù)人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術(shù)交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。參展說明書編制成功以后，可以印刷成冊，在展會開幕前適當?shù)臅r間寄給參展商，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載，如果展會有海外參展商，還要將參展商手冊翻譯成外語文本。
（三）《參展說明書》的作用
《參展說明書》主要是為方便和指引叁展商順利進行籌展、布展、展覽和撤展等服務(wù)的，它不僅對參展商進行參展籌備有著十分重要的指引作用，也對辦展機構(gòu)對展會的布展、展覽和撤展等各壞節(jié)進行有效的現(xiàn)場管理有很大的幫助和影響：
1、參展說明書對參展商的指引作用。參展商手冊分別對展覽場地、展會基本情況、展會規(guī)則、層位搭裝、展品運輸和會展旅游等作出詳細的說明，參展商在得到參展說明書以后，就可以按照該說明書的指引對叁展的各項準備工作進行籌備，如安排展品的運輸、準備展位的搭裝材料和設(shè)計等；在展會布展現(xiàn)場，參展商將按該說明書的有關(guān)要求進行展位搭裝和布展，避免布展期間的盲目和違規(guī)；在展覽期間，參展商可以按該說明書的要求布置展品演示；在撤展期間，參展商可以按照該說明書的指引有條不紊地撤展；展會結(jié)束后，參展商還可以按照該說明書的指引選擇適合自己需要的會展旅游。在參展說明書的指引下，參展商可以更有效地準備和完成參加展會各工作環(huán)節(jié)的各項事務(wù)。
2、參展說明書對展會現(xiàn)場管理的作用。參展說明書對展會在籌展、布展、展覽和撤展期間的各項規(guī)定，不僅有利于指導(dǎo)各參展商按規(guī)定辦事，也有利于辦展機構(gòu)按該手冊的規(guī)定監(jiān)督展會現(xiàn)場的各種事宜，并按手冊的規(guī)定為參展商提供各種服務(wù)。參展商手冊是辦展機構(gòu)對展會籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)進行現(xiàn)場管理的重要依據(jù)之一，它為展會各階段制定了大家必須遵守的行為規(guī)范，有利于辦展機構(gòu)按此規(guī)范對展會各環(huán)節(jié)的現(xiàn)場進行管理。
3、參展說明書對觀眾的作用。除了對參展商的指引和對展會現(xiàn)場管理的作用外，參展說明書對展會觀眾也能起一定的作用。比如，手冊對展館平面圖、館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖、交通路線、指定接待酒店和展會開放時間的說明，就對觀眾參觀展會有較大的幫助。
觀眾在展館交通路線圖的指引下可以更方便地達到展館，在館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖的指引下可以找到自己需要的服務(wù)提供點，可以享受展會指定接待酒店的優(yōu)惠價格待遇．在展會開放時間說明的指引下可以合理地安排自己的參觀時間等等。一般來說，展會的觀眾有很大一部分是各參展商自己邀請來的，參展商一般都會將上述信息通知其邀請的觀眾，這樣，參展說明書對觀眾所起的作用將更大。
四、編制《參展說明書》的基本原則
從參展說明書所起的作用我們可以看出，參展說明書是展會籌備過程中的一個重要文件。要讓參展說明書在展會籌備過程中切實地起到上述作用，在編制參展商手冊時，我們必須做到：
第一、實用。參展說明書所包含的內(nèi)容必須是對參展商進行籌展、布展、展覽和撤展等有較大的指引作用，或者是對辦展機構(gòu)對展會籌展、布展、展覽和撤展各環(huán)節(jié)進行管理有較大幫助，或者對參展商邀請其老客戶來展會參觀有輔助作用，否則，該內(nèi)容就不能進入?yún)⒄股淌謨浴?
第二、簡潔明了。參展說明書對各方面內(nèi)容的說明和敘述應(yīng)該簡潔，文字不要太多，篇幅不要太長，能說明問題就行；參展說明書對各方面內(nèi)容的說明和敘述必須準確、具體，讓人看得明明白白，不能讓人看不懂，更不能讓人產(chǎn)生歧義．否則，在展會籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行中就會引起爭議，既不利于參展商展出，也不利于辦展機構(gòu)對展會現(xiàn)場進行管理。
第三、詳細全面。對于參展說明書提到的各項內(nèi)容要盡量詳細，如對布展和撤展加班時間的規(guī)定可以具體到小時和分鐘，對各種表格的返回最后期限的規(guī)定具體到某月某日等等，這樣更有利于展會具體操作和管理；對于參展說明書提到的各項內(nèi)容要做到?jīng)]有遺漏，如對展覽場地基本情況的說明中，對展館人口的高度和寬度、對展館的地面承重能力、對消防的注意事項等要一一列明，不能遺漏，否則，現(xiàn)場操作就會出現(xiàn)問題，比如，如果沒有提到展館入口的高度和寬度，就有可能會使一些較大較長的物品進不了展館。
第四、美觀。參展說明書的排版和制作要美觀大方，印刷講究，盡量不要出現(xiàn)錯別字和其他印刷錯誤；參展說明書的制作和用紙與展會的檔次和辦展機構(gòu)的品牌與聲譽相符，不能讓人產(chǎn)生不好的聯(lián)想。
第五、專業(yè)。參展說明書的遣詞造句要符合行業(yè)習(xí)慣和規(guī)范，要使用行業(yè)熟悉的語言，所涉及的術(shù)語要規(guī)范，不能想當然地使用一些行業(yè)比較陌生的詞語；內(nèi)容編排要符合參展商籌展的籌備程序，不能讓他們翻來覆去地尋找自己需要了解的內(nèi)容。
第六、國際化。如果展會是國際性的展會，或者展會有向國際化方向發(fā)展的打算，那么，參展說明書的內(nèi)容編排和制作也要盡量做到符合國際參展商的需要，如除要有中文的文本外還要有外文的文本。外文文本的參展說明書，其翻譯一定要準確，因為海外參展商就是根據(jù)該說明書來籌備各項參展事宜的；如果翻譯不準確，將會給他們帶來極大的不便。
來源:中國會展網(wǎng)
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